Under de senaste åren har produktiviteten på individnivå tagit ett enormt kliv framåt. En marknadschef kan skapa ett första utkast till en kampanj på några minuter. En utvecklare kan producera kod snabbare än tidigare. En projektledare kan sammanfatta möten, skapa planer och analysera information på en bråkdel av tiden det tidigare tog.
Många upplever att de arbetar snabbare än någonsin. Ändå hör man samma frustration i styrelserum, ledningsgrupper och verksamheter:
”Vi får fortfarande inte ut den effektivitet vi borde få.”
Paradoxen är större än den först verkar.
Individens produktivitet är inte samma sak som organisationens produktivitet
Det är lätt att blanda ihop dessa två begrepp. Om en enskild medarbetare kan utföra en uppgift dubbelt så snabbt borde väl hela organisationen bli dubbelt så effektiv?
Tyvärr fungerar det sällan så.
Företag består inte av isolerade arbetsuppgifter. De består av processer, informationsflöden, beslut och samarbeten mellan människor och system.
Om dessa delar inte fungerar effektivt tillsammans spelar det mindre roll hur snabbt varje individ arbetar.
Det är därför många företag upplever en paradox:
Medarbetarna blir snabbare men verksamheten blir inte nödvändigtvis det.
Vi spenderar fortfarande enormt mycket tid på att leta information
Enligt McKinsey spenderar kunskapsarbetare i genomsnitt nästan 20 procent av sin arbetsvecka på att söka efter intern information eller hitta rätt person att kontakta.
Det motsvarar ungefär en arbetsdag varje vecka.
Trots att företag investerat i fler system, fler databaser och fler samarbetsverktyg fortsätter informationssökning att vara en av de största produktivitetsbovarna.
Fler system innebär inte automatiskt bättre arbetsflöden
Många organisationer har byggt upp ett systemlandskap som vuxit fram över tid.
- Ett CRM-system för kunder
- Ett affärssystem för ekonomi
- Ett projektsystem för leveranser
Ytterligare verktyg för dokumenthantering, kommunikation, rapportering och analys. Varje investering har varit logisk men helheten blir ofta komplex.
När information behöver flyttas mellan flera system uppstår friktion. När samma data registreras flera gånger uppstår fel. När medarbetare måste växla mellan olika plattformar för att utföra sitt arbete försvinner tid. Problemet är sällan att företaget har för lite teknik, tvärtom. Problemet är att tekniken inte arbetar tillsammans.
Avbrotten kostar mer än vi tror
Microsofts Work Trend Index visar att den genomsnittliga kunskapsarbetaren idag utsätts för en konstant ström av e-post, möten, meddelanden och notifikationer under arbetsdagen.
Samtidigt visar forskning från University of California Irvine att det i genomsnitt tar cirka 23 minuter att återfå fullt fokus efter ett avbrott.
Varje system, kanal eller process som kräver uppmärksamhet skapar en kostnad som sällan syns i någon budget. Men den märks i produktiviteten.
Den verkliga flaskhalsen finns mellan systemen
När företag analyserar produktivitet fokuserar man ofta på individens arbete. Men den stora effektivitetspotentialen finns mellan systemen, mellan avdelningarna, mellan processerna, mellan det att information skapas och det att den används.
Om ett säljteam arbetar snabbare men informationen fortfarande måste registreras manuellt i flera system har problemet inte lösts.
Om projektledaren producerar planer snabbare men beslutsvägarna är lika långa som tidigare uteblir effekten.
Om data finns i fem olika plattformar kommer människor fortfarande lägga tid på att hitta rätt information.
De mest effektiva företagen har inte flest verktyg
Det finns en utbredd föreställning att digital mognad handlar om att införa fler system.
I verkligheten handlar det ofta om motsatsen.
De organisationer som lyckas bäst fokuserar på:
- Integrerade system
- Automatiserade informationsflöden
- Tydligt dataägarskap
- Standardiserade processer
- Minimal manuell administration
De bygger inte fler silos. De bygger sammanhang.
Tre frågor varje ledningsgrupp bör ställa sig
Innan ni investerar i nästa plattform eller nästa digitala initiativ:
1. Hur många system behöver en medarbetare använda för att utföra sitt arbete?
2. Hur många gånger registreras samma information manuellt i olika system?
3. Hur mycket tid lägger organisationen på att flytta information istället för att använda den?
Svaren på dessa frågor säger ofta mer om verksamhetens effektivitet än antalet verktyg ni använder.
Källor:
Microsoft Work Trend Index 2023
Gloria Mark, University of California Irvine
McKinsey Global Institute – The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies
Redo att ta nästa steg i er digitala utveckling?
Kontakta oss för en konsultation så hjälper vi er att skapa en skalbar och kostnadseffektiv strategi för er digitala resa.
